Faktura elektroniczna – kiedy tak, a kiedy nie?

Faktury… wszędzie faktury! Czy wiesz jednak, kiedy mamy do czynienia z fakturą elektroniczną? I czy każdą fakturę w formie PDF można nazwać elektroniczną?

Zacznijmy od tego, co rozumiemy pod pojęciem faktury elektronicznej. Zgodnie z przepisami VAT – „rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym”.

Skoro mamy dowolny format elektroniczny, to będzie to zarówno format xml, jak i pdf. Jednak, czy jeżeli zeskanujemy uprzednio wydrukowaną fakturę, stanie się ona fakturą elektroniczną?

Noo… niestety nie. W takim przypadku prześlemy do odbiorcy po prostu skan dokumentu w formie PDF, a to nie to samo! Skan pozostaje skanem i daleko mu jeszcze do faktury elektronicznej.

Przy fakturach elektronicznych pojawia się także pytanie: czy musimy mieć zgodę od odbiorcy na otrzymywanie takich faktur? Tak – zgoda jest konieczna, jednak niekoniecznie musi być ona w formie pisemnej. Zgodnie z interpretacjami, wystarczy nam zgodna ustna lub nawet dorozumiana, np. przez opłacenie takiej faktury przez odbiorcę. 

Pamiętajmy – faktura elektroniczna powinna być przechowywana w formie elektronicznej, nie papierowej!

Na koniec jeszcze techniczna uwaga: na fakturach nie zamieszczamy słów „oryginał” i „kopia” – nie ma już takiego obowiązku. Nie ma także konieczności zamieszczania na fakturze kodów GTU, jednak powinniśmy np. oznaczyć faktury procedurą MPP dla sytuacji, gdy jest ona obowiązkowa dla danej transakcji.

Podziel się!