Wszyscy popełniamy błędy, leży to po prostu w ludzkiej naturze. Nie ominiemy ich również w ramach prowadzenia działalności gospodarczej. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom czytelników zajmiemy się dzisiejszego dnia kwestią korygowania szczególnego rodzaju dokumentu księgowego jakim jest faktura.
Dwie możliwości korygowania faktur
Zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (VAT) wyróżniamy dwa sposoby korygowania faktur. Są to faktura korygująca i nota korygująca. Wybór właściwej metody korekcji będzie zależał od charakteru błędu jaki zaistniał w danej sytuacji. Zasadniczą różnicą będzie również osoba wystawiającego. Faktura korygująca może być wystawiona tylko przez wystawcę korygowanej faktury. Z kolei notę korygującą może sporządzić jedynie nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki.
Faktura korygująca
Zgodnie z art. 106 j ustawy o VAT będziemy mieli możliwość wystawienia faktura korygującej w przypadku pomyłki w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. W praktyce wystawca będzie mógł więc skorygować drogą faktury korygującej wszystkie pozycje jakie znajdą się na fakturze. Wystawienie faktury korygującej będzie możliwe również w przypadkach nie będących błędami m. in. w przypadku zwrotu towaru, udzielenia upustu czy rabatu.
Nota korygująca
Nota korygująca nie będzie dawać nam aż tak dużych możliwości jak faktura korygująca. Znajdzie zastosowanie przede wszystkim w przypadku korekcji danych identyfikacyjnych (np. adres, nazwa kontrahenta, numer NIP) oraz informacji dotyczących danej transakcji. Ustawa o Vat precyzuje zastosowanie noty korygującej w sposób negatywny. Poprzez wskazanie z katalogu elementów faktury tych, które nie mogą być korygowane w ten sposób – wskazany zostały w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 (odnoszą się przede wszystkim do danych liczbowych transakcji wpływających na podstawę i wysokość opodatkowania – cena, stawka podatku). W tych przypadkach korekcja błędu będzie możliwa tylko przez wystawcę fakturą korygującą.
Pozycje na fakturze korygującej
Odnośnie wymagań formalnych faktura korygująca powinna zawierać następujące elementy:
1) wyraz „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”;
2) numer kolejny faktury oraz datę jej wystawienia;
3) dane zawarte w fakturze, która podlega korekcji
a) określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–6 – czyli numer wystawienia faktury, dane identyfikujące nabywcę i wystawiającego oraz datę wystawienia faktury oraz datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub otrzymania zapłaty.
b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
4) przyczynę korekty;
5) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
6) w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji.
Co zawiera nota?
Z kolei nota korygująca powinna zawierać następujące dane:
1) wyraz „NOTA KORYGUJĄCA”;
2) numer kolejny i datę jej wystawienia;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
4) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura, o której mowa w ust. 1, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–6; (patrz na wymogi faktury korygującej powyżej)
5) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.
Czy korekta musi być podpisana?
Pamiętać należy również o tym, że w przypadku faktury korygującej zmniejszającej podstawę opodatkowania niezbędne będzie również otrzymanie potwierdzenia otrzymania korekty. W celu uwzględnienia takiej faktury w deklaracji rozliczeniowej powinniśmy uzyskać je przed terminem jej złożenia. W przypadku wpłynięcia potwierdzenia po wskazanym terminie uwzględnienie korekty możliwe będzie w okresie rozliczeniowym, w którym potwierdzenie to uzyskano. Ustawa nie precyzuje w jaki sposób ma nastąpić potwierdzenie. Ze względów dowodowych wskazana jest jednak forma pisemna lub forma potwierdzenia drogą elektroniczną np. w formie maila.
Nota korygująca ze względu na fakt, że nie wpływa w żaden sposób na podstawę opodatkowania podatkiem VAT nie będzie wymagać oczekiwania na potwierdzenie kontrahenta w celu uwzględnienia jej w deklaracji. Mimo wszystko ustawa i tak będzie wymagać akceptację wystawcy faktury.